Política de Tratamiento y
Protección de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

Campo	Detalle
Razón social	Kaira Labs SAS
NIT	902.048.250-4
Domicilio	Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico	privacidad@kairalabs.ai
Sitio web	https://kairalabs.ai
Oficial de protección de datos	Juan Espinosa — juan.espinosa@kairalabs.ai

2. Marco normativo

La presente política se rige por:

• Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales
• Decreto 1377 de 2013 (compilado en Decreto 1074 de 2015) — Disposiciones reglamentarias
• Ley 1266 de 2008 — Habeas Data financiero
• Ley 2015 de 2020 — Historia Clínica Electrónica
• Resolución 1995 de 1999 — Manejo de la historia clínica
• Resolución 1888 de 2025 — Resumen Digital de Atención (RDA)

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada a una persona natural identificada o identificable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye datos de salud, biométricos y evaluaciones psicológicas.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable: Kaira Labs SAS.
• Encargado: persona natural o jurídica que trata datos por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

4. Principios rectores

1. Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley colombiana vigente.
2. Finalidad: el tratamiento obedece a finalidades legítimas, informadas al titular.
3. Libertad: solo con consentimiento previo, expreso e informado.
4. Veracidad: la información debe ser veraz, completa y actualizada.
5. Transparencia: el titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
6. Seguridad: medidas técnicas y organizativas para proteger la información.
7. Confidencialidad: reserva de la información por parte de quienes intervienen en el tratamiento.

5. Datos que recopilamos

5.1 Datos del adulto mayor (titular principal)

Categoría	Datos	Tipo
Identificación	Nombre completo, número de documento	Personal
Contacto	Número de teléfono (WhatsApp)	Personal
Ubicación	Geolocalización (cuando se solicita voluntariamente)	Personal
Salud	Medicamentos, dosis, signos vitales, citas médicas, notas clínicas	Sensible
Financiero	Gastos de cuidado (montos, facturas)	Personal
Multimedia	Imágenes y mensajes de voz enviados por WhatsApp	Personal

5.2 Datos de cuidadores

Categoría	Datos	Tipo
Identificación	Nombre, teléfono, correo electrónico	Personal
Laboral	Disponibilidad horaria, turnos, horas trabajadas	Personal
Psicológico	Resultados de evaluaciones (burnout, bienestar emocional, personalidad)	Sensible

6. Finalidades del tratamiento

6.1 Finalidades principales (necesarias para el servicio)

1. Coordinación del cuidado del adulto mayor entre múltiples cuidadores
2. Gestión de recordatorios de medicamentos y citas médicas
3. Registro y seguimiento de signos vitales
4. Generación de reportes de actividad y resúmenes para el equipo de cuidado
5. Gestión de turnos y cronogramas de cuidadores
6. Evaluación psicológica de cuidadores para prevención de burnout
7. Formación de cuidadores a través del módulo educativo

6.2 Finalidades secundarias (requieren consentimiento adicional)

1. Mejora del servicio mediante análisis agregado y anonimizado
2. Comunicaciones sobre nuevas funcionalidades
3. Participación en investigaciones académicas (datos anonimizados)

7. Tratamiento de datos sensibles

Kaira Labs SAS reconoce que trata datos sensibles de salud y evaluación psicológica conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Este tratamiento:

• Cuenta con autorización explícita del titular o su representante legal
• Es necesario para la prestación del servicio de coordinación de cuidado
• No condiciona ninguna actividad al suministro de datos sensibles, salvo que sean estrictamente necesarios
• No será usado con fines discriminatorios

Cuando el adulto mayor no pueda otorgar consentimiento de manera autónoma, la autorización será otorgada por su representante legal o curador.

8. Transferencias y transmisiones a terceros

Para la prestación del servicio, Kaira Labs SAS utiliza proveedores tecnológicos especializados que actúan como encargados del tratamiento. Los datos se transmiten exclusivamente para las finalidades descritas en esta política.

Tipo de proveedor	Ubicación	Datos transmitidos	Finalidad
Proveedores de inteligencia artificial	EE.UU.	Texto, audio, imágenes	Procesamiento de lenguaje natural, transcripción de audio, análisis de imágenes
Proveedor de reconocimiento de documentos	EE.UU.	Imágenes de documentos	Extracción de texto (OCR)
Proveedor de síntesis de voz	Sudamérica	Texto para síntesis	Generación de voz
Proveedor de alojamiento	Unión Europea	Datos del servicio	Infraestructura y almacenamiento
Proveedor de red de distribución	EE.UU.	Tráfico web (en tránsito)	Seguridad y rendimiento de la red

Los datos enviados a proveedores de inteligencia artificial son procesados en tiempo real y no se almacenan por estos proveedores según sus políticas de API. Kaira Labs SAS no vende ni comparte datos personales con terceros para fines comerciales.

La lista detallada de sub-procesadores está disponible bajo solicitud a privacidad@kairalabs.ai.

9. Derechos de los titulares (ARCO)

Todo titular tiene derecho a:

1. Acceder gratuitamente a sus datos personales
2. Rectificar datos inexactos o incompletos
3. Cancelar/suprimir sus datos cuando no se traten conforme a la ley
4. Oponerse al tratamiento para finalidades secundarias
5. Revocar la autorización otorgada
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Las solicitudes deben dirigirse a privacidad@kairalabs.ai. Plazo de respuesta: 10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos.

10. Medidas de seguridad

Medidas técnicas implementadas

• Cifrado en reposo para datos sensibles con estándares de la industria
• Cifrado en tránsito con HTTPS/TLS en todas las comunicaciones
• Autenticación multifactor obligatoria para administradores
• Tokens de acceso de corta duración con rotación automática
• Control de acceso basado en roles con múltiples niveles de permisos
• Contraseñas almacenadas con algoritmos de hash seguros

En caso de incidente de seguridad, notificaremos a los titulares afectados dentro de las 72 horas siguientes al conocimiento del incidente y reportaremos a la SIC.

11. Retención y eliminación de datos

Tipo de dato	Período de retención
Datos de salud	Mínimo 15 años (Res. 1995/1999)
Datos financieros	10 años (normativa tributaria)
Logs de interacción	2 años
Evaluaciones psicológicas	Duración de la relación + 1 año
Datos de autenticación	Duración de la relación + 6 meses

12. Cookies y almacenamiento local

El panel web utiliza almacenamiento local (localStorage) exclusivamente para el token de sesión y refresh token. No se utilizan cookies de terceros ni herramientas de rastreo externo.

13. Cambios a esta política

Los cambios serán comunicados mediante actualización en kairalabs.ai/privacidad y notificación a los usuarios activos del servicio. La continuación del uso constituye aceptación de los cambios.

14. Contacto y quejas

Oficial de protección de datos:
Juan Espinosa — privacidad@kairalabs.ai

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):
www.sic.gov.co · Línea gratuita: 01 8000 910 165
Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C.